Smyslem tohoto textu je shrnutí základních postupů tvorby, úpravy a předvádění prezentací. Je doporučeno jej považovat za doprovodný dokument ke školení MS PowerPoint 2010, nikoli za podrobný manuál. Tento dokument vlastní školení samozřejmě nenahrazuje.

PowerPoint je vcelku jednoduchá aplikace na tvorbu prezentací, v které lze použít mnoho postupů z Wordu - formátování textu je téměř identické, PowerPoint ale nabízí uživatelsky příjemnější práci s grafickými objekty a audio a video obsahem.

Při tvorbě většiny prezentací je naprosto nevhodné psát na snímky dlouhé texty. Prezentace slouží heslovitému sdělení informací, které je vhodné doplňovat o jednodušší obrázky, náčrty, schémata, diagramy, tabulky a grafy. V naprosté většině případů ne dlouhých textů.

Větší tabulky, texty, grafy a další schémata se do snímku pravděpodobně nevejdou a není rozumné je tam za každých okolností vecpat. Tyto rozsáhlejší dokumenty je doporučeno k prezentaci dodat formou externích příloh.

Každá prezentace by se měla skládat ze tří klíčových částí:

1. Obsah

Obsahem jsou myšleny veškeré texty, obrázky, grafy, schémata, obrazce a další prvky, které potřebujete vašemu publiku sdělit. Obsah budete muset vždy vytvořit, buď pro jednoúčelové, nebo pro opakované prezentace (opakované nábory nových pracovníků, školení atd.). Při opakovaném sdělování informací šetří powerpointová prezentace zásadně práci i čas.

Co se struktury prezentací týká, každá prezentace bude pravděpodobně začínat úvodním snímkem (název prezentace, kdy, kde, kdo, pro koho atd.). Druhý snímek by měl v několika bodech shrnout, co vše chcete vašemu obecenstvu sdělit. Poslední snímek je určen pro poděkování za pozornost nebo kontakty. V případě rozsáhlejších prezentací (více než 20 – 30 snímků) lze prezentaci rozdělit do kapitol.

2. Formát

Formátem je myšlena grafická podoba prezentace. Jedná se velikosti písma, barvy písma, pozadí, přechody a další grafická nastavení. Formát lze vytvářet vlastní nebo lze využít přednastavených motivů, které ve většině situací stačí. Výběrem přednastavených motivů můžete při tvorbě prezentace taktéž zásadně ušetřit práci i čas.

3. Animace

Obsah prezentací je vhodné animovat. Prezentace tím získá dynamiku. Animacemi lze dosáhnout toho, že konkrétní obsah je obecenstvu ukázán, až když osoba předvádějící prezentaci usoudí za vhodné. Tím lze dobře pracovat s pozorností publika. Animace lze tvořit dle konkrétních potřeb prezentující osoby nebo publika nebo využít přednastavených vlastních animací.

Základní principy tvorby prezentací jsou obsaženy v článku Cherie Kerrové a Roberta Kříže 10 tipů pro prezentování v PowerPointu.

Popis obrazovky

Klíčová místa:

1. Nabídka Soubor - pohled za oponu - Backstage view
2. Panel Rychlý přístup
3. Pás karet
4. Stavový řádek
5. Zobrazení
6. Oddělovače

Základní pracovní pohled umožňuje práci ve třech částech obrazovky:

1. Snímek

V této části probíhá maximum práce při tvorbě nebo úpravě snímku prezentace.

2. Miniatury snímků (slouží pro navigaci) a osnova (lze zde rychle vytvořit obecný rámec prezentace)

V části miniatur je možno snímky označením mazat nebo tažením přesouvat. Označování i tažení lze provádět běžně známými postupy, např. SHIFT – souvislé označování, CTRL – nesouvislé označování.

Pokud by miniatury na obrazovce překážely, lze je skrýt. Jejich znovuzobrazení je možno provést např. tlačítkem Normální zobrazení na Stavovém řádku.

3. Poznámky

V části poznámky je možné uvádět jakékoli poznámky k prezentaci. Poznámky v prezentačním režimu nejdou vidět, slouží pro potřeby předvádějícího. Taktéž je možné je použít jako odkazový prostor pro publikum – prezentaci lze vytisknout v zobrazení poznámek.

Jednotlivé části obrazovky (miniatury, snímek, poznámky) lze velikostně upravovat vodorovným nebo svislým oddělovačem. Přesun mezi těmito částmi lze kromě myši provádět i funkční klávesou F6.

Jak rychle vytvořit dobrou prezentaci?

Zaměřte se především na obsah. Zpočátku vůbec neztrácejte čas s formátováním či animacemi. Oba prvky je vhodné nastavit až v závěru automatickými volbami nebo vlastním nastavením.

Texty vpisujete vždy do textových polí nebo objektů. Nejběžnější přesun z jednoho textového pole do druhého lze provést pomocí zkratky CTRL + ENTER nebo myší.

Pro vkládání nových snímků používejte zkratku CTRL + ENTER (pokud se nacházíte v posledním textovém poli) nebo CTRL + M nebo ikonu na pásu Domů.

Využívejte připravených šablon uspořádání snímků – tzv. rozložení. Rozložení lze zvolit při vkládání nového snímku nebo je taktéž jednoduše možné změnit rozložení snímku aktuálního.

Rozložení přednastavených textových polí lze změnit. Je možné je přesouvat a měnit jejich velikosti. Pokud s velikostí a pozicemi textových polí provedete příliš mnoho operací, je možno se vrátit tlačítkem Obnovit (karta Domů, skupina Snímky) do výchozího stavu.

Pokud se rozhodnete nějaký snímek odstranit, v levé navigační části jej vyberte a vymažte klávesou Delete nebo místní nabídkou (pravou myší) na miniatuře snímku.

Základy ovládání

Základní pracovní prostředí Powerpointu (normální zobrazení) se skládá ze tří částí (miniatury, snímek a poznámky). Podle toho, v které části jste naposledy pracovali, budou funkční následující příkazy:

• Klávesa Home – přesun na první snímek prezentace
• Klávesa End – přesun na poslední snímek prezentace
• Klávesa PageUp – přesun o snímek vpřed
• Klávesa PageDown – přesun o snímek vzad
• Kolečko na myši – podle směru otáčení přesun o snímek vpřed nebo vzad.

Přiblížení a oddálení snímku lze dosáhnout táhlem lupy v pravé dolní části obrazovky nebo stisknutou klávesou CTRL + otáčením kolečkem na vaší myši.

Při výběru objektu (textového pole, obrázku, tabulky, grafu,…) lze objekt přes kurzorové šipky posouvat příslušnými směry. Výchozí posun jsou 2mm. Tento krok nemusí být vždy dostatečně jemný, lze jej při přesunu zjemnit stisknutou klávesou CTRL.

Běžnou pomůckou při práci s objekty je mřížka. Ta dělí plochu snímku do kvadrantů, k jejichž hranicím lze snadno připevnit požadovaný objekt. Mřížka se netiskne a ani není viditelná v prezentačním režimu. Mřížku zapínáte a vypínáte zkratkou SHIFT + F9 nebo na kartě Zobrazení, skupina příkazů Zobrazit či skrýt, zatržítko Mřížka.

Formátování textu

Formátování textového obsahu probíhá velmi podobně jako ve Wordu 2010. Pro všechny operace vám bude stačit panel Domů nebo místní nabídka.

Doporučuji si co nejdříve zvyknout na minipanel a místní nabídku. Tyto dva prvky jsou vždy vyvolány pravým tlačítkem myši.

Mezi ne zcela jasné, ale o to důležitější, příkazy na kartě Domů patří:

Skupina příkazů Písmo

• Zvětšit písmo
• Zmenšit písmo
• Vymazat veškeré formátování
• Stín textu
• Proložení znaků
• Velká písmena (zkratka SHIFT + F3)

Pro detailní nastavení formátu písma lze použít okno Písmo, které lze vyvolat ovládacím prvkem nebo zkratkou CTRL + SHIFT + P. V tomto okně lze mj. zvolit formát dolního a horního indexu, zkratky CTRL + = (dolní index) a CTRL + SHIFT + = (horní index).

Skupina příkazů Odstavec

• Odrážky
• Číslování
• Snížit úroveň seznamu
• Zvýšit úroveň seznamu
• Řádkování
• Zarovnat text vlevo – CTRL + L
• Zarovnat na střed – CTRL + E
• Zarovnat text vpravo – CTRL + R
• Zarovnat do bloku – CTRL + J
• Sloupce
• Směr textu
• Zarovnat text (svislé zarovnání)
• Převést na obrázek SmartArt

Detailní formát odstavce lze vyvolat ovládacím prvkem ve skupině příkazů Odstavec nebo z místní nabídky, vyvolané na příslušném odstavci pravým tlačítkem myši.

Kopírování formátů

Pokud již na jednom snímku máte formátování, které byste rádi dodali na další snímek, lze toto formátování kopírovat nástrojem Štětec, který se nachází na minipanelu nebo na kartě Domů ve skupině příkazů Schránka. Powerpoint 2010 umí kopírovat nejenom formáty, ale nově i vlastnosti animovaných objektů.

Kopírování textu a objektů

Nejběžnějším způsobem kopírování obsahu jsou klávesové kombinace CTRL +C, CTRL +X a CTRL + V. Tento způsob lze použít i při kopírování obsahu z ostatních aplikací. Především při kopírování tabulek a formátovaného textu je nutné znát, že po vložení do Powerpointu lze ovlivnit výslednou podobu vložení přes tlačítko možností. Toto tlačítko nabízí různé volby podle vkládaného typu objektu.

Při přebírání většího počtu textů, tabulek, grafů či obrázků z ostatních dokumentů do jedné či více prezentací může být pomocný nástroj Schránka sady Office (občas nazývaný Vícenásobná schránka).

Po jeho aktivaci lze do vícenásobné schránky odkládat až 24 textů, obrázků, tabulek a dalších objektů MS Office.

Vkládání obrazců

Při tvorbě prezentací je doporučeno používat Obrazce. Obrazce jsou tvary, které můžete na snímky prezentace vložit a do kterých lze vkládat popisky, formátovat a animovat je.

Obrazcem lze většinou vyjádřit strukturu, situaci, postup nebo problém lépe než textem.

Formátování objektů

Formátování (grafická úprava) objektů se provádí buď místní nabídkou na objektu, který potřebujete upravit, nebo ve speciální kartě (nebo více kartách), která je dostupná pouze, když je objekt vybrán. Tyto karty se nachází v horní části obrazovky a jsou seskupeny v Nástrojích.

Mezi praktické příkazy patří grafické Motivy, které se nachází ve skupině Styly tvaru. Pokud by vám přednastavená sada 42 motivů nestačila, lze zde vytvářet vlastní (např. podle definice firemních barev) nebo modifikovat stávající pouze v rovině výplně, obrysu nebo efektu tvaru.

Další nastavení objektů lze provést z dialogového okna Formát tvaru, kde lze použít desítky detailních nastavení a přepínačů. Toto okno vyvoláte místní nabídkou na objektu, poslední příkaz Formát tvaru.

Praktické zkratky či operace při práci s objekty:

• TAB – přepínání mezi objekty (na začátku musí být jeden vybrán)
• CTRL + G – seskupení vybraných objektů
• CTRL + SHIFT + G – zrušení skupiny
• Přenést blíž, přenést dál, přenést do popředí, přenést do pozadí (vyvoláno např. z místní nabídky nebo minipanelu)
• Podokno výběru (vyvolává se např. na kartě Domů, skupina příkazů Úpravy, tlačítko Vybrat, volba Podokno výběru)

Vkládání objektů

Mezi objekty, které můžete do prezentace vložit, patří především obrázky, grafy, tabulky, textová pole, smartarty, wordarty a další. U těchto objektů platí, že když je vložíte nebo je aktivujete (vyberete myší), nahoře u pásu s kartami se zobrazí nový prvek, který se pojmenován podle objektu, který jste aktivovali. Název začíná vždy slovem Nástroje a pokračuje typem objektu. Po výběru těchto nástrojů máte k dispozici širokou škálu nástrojů pro úpravu různých objektů.

Nástroje obrázku

Mezi zajímavé a praktické příkazy patří především Styly obrázků, možnost změnit tvar, ohraničení a efekt obrázku nebo obrázek vyměnit za jiný. Tato volba se hodí, pokud na obrázek uplatníte nejrůznější efekty a nastavení a následně se rozhodnete jej zaměnit za jiný.

Pro základní úpravu obrázků již nepotřebujete žádný externí grafický program, příkazy Oříznout (Crop), jas, kontrast, přebarvení, komprese obrázků a další jsou pro běžnou práci zcela dostačující.

Klipart

Klipart je obrázek, často vektorový, který je součástí instalace MS Office, případně jej lze stáhnout z on-line galerie klipartů na stránkách Microsoftu. Po zvolení ikony Klipart stačí do pravého podokna zadat příslušné klíčové slovo situace, kterou chcete graficky vyhledat. Off-line verze samozřejmě nenabízí tak širokou nabídku, jako verze on-line. Kliparty jdou často přebarvit jinými barevnými motivy.

Pro práci s kliparty máte k dispozici stejné nástroje jako pro obrázek (Nástroje obrázek) a navíc ještě Nástroje Kreslení.

Fotoalbum

Fotoalbum je jednoduchý nástroj, který z digitálních fotografií rychle vytvoří prezentaci. Nástroj se v Powerpointu nachází již od verze 2003 a jeho jednoduchá funkčnost se nezměnila.

Smartarty

Smartarty jsou diagramy umožňující vizualizovat procesní, cyklické, relační, maticové a další situace. Je mnohem snazší situaci vyjádřit diagramovým obrázkem než textem. Určitě je používejte, jejich jednoduchost a barevné možnosti si určitě oblíbíte. Jedním z nejčastěji používaných smartartů je organizační diagram.

Wordarty

Wordart je grafický text. Je možné jej použít jako poutavý nadpis, často je používán při tvorbě letáků a podobných tiskovin. Pro jeho vložení vyberte grafický motiv a napište požadovaný text. V Nástrojích kreslení můžete měnit obrysy, výplně, efekty, styly tvarů a mnoho dalších vlastností.

Grafy

Powerpoint ve verzi 2010 používá pro práci s grafy plně Excel. Pro vložení grafu zvolte ikonu Graf (karta Vložení, skupina příkazů Ilustrace). Po výběru typu grafu se graf vloží do aktivní části textového pole nebo do prostřední části snímku. Údaje, které má graf zobrazit, vložte do excelové části obrazovky. Poté stačí Excel zavřít křížkem.

Pro editaci zdrojových dat grafu musí být graf aktivní. Editaci lze provést z kontextových Nástrojů grafu, karta Návrh, skupina příkazů Data, ikona Upravit data. Tento příkaz opět vyvolá Excel, který stačí po úpravě vstupních dat opět zavřít křížkem.

Graf je možné vložit i běžným způsobem z Excelu (CTRL + C a CTRL + V).

Hypertextový odkaz

Jedná se o způsob odkázání na webovou stránku, externí soubor, místo v tomto dokumentu (např. jiný snímek) nebo e-mailovou adresu. Hypertextové odkazy určitě použijete, pokud budete vytvářet delší prezentace nebo budete potřebovat odkazovat na externí soubory.

Tabulka

V prezentacích můžete používat buď textové nebo početní (excelové) tabulky. Pro textové tabulky stačí v ikoně předlohy snímku vybrat tabulku a zadat počet sloupců a řádků, nebo na kartě Vložení v části Tabulka vybrat potřebný počet sloupců a řádků textové tabulky. Vkládání a odstraňování řádků i sloupců lze provádět přes příkazy v nabídce Nástroje Tabulky. Zde se nachází i připravené grafické styly pro formátování tabulky. Ovládání je téměř stejné jako ve wordových nebo excelových tabulkách.

Pro výpočetní tabulky použijte příkaz Tabulka Excel.

Excelové tabulky lze do powerpointových prezentací vkládat i klasicky přes schránku. Pokud by po vložení tabulka neodpovídala vašim představám, zaměřte se na příkaz Vložit jinak.

Přes Vložit jinak je možno tabulku vložit jako propojený objekt na původní excelovou tabulku. Při úpravě originálu (v excelu) se změna automaticky zobrazí i v powerpointu. Správu propojení provádíte přes nabídku Soubor, Informace a vpravo dole v Souvisejících dokumentech volíte Upravit odkazy na soubory. Tento příkaz je dostupný, pouze pokud existuje propojení a soubor je uložen.

Video soubory

Video soubor v některém z běžných formátů lze vložit na kartě Vložit, skupina příkazů Mediální soubor, tlačítko Video, příkaz Video ze souboru, Video z webu nebo KlipArt – video.

Vkládané video je ve výchozím stavu do prezentace přímo začleněno. Pokud byste potřebovali video pouze propojit, provádí se to přes příkaz Připojit s souboru.

K prezentaci můžete vložit i propojení na video, které se nachází na YouTube. Provádí se to přes výše zmíněný příkaz Video z webu. Nejedná se o stažení a vložení videa do prezentace, ale opravdu pouze jen o propojení s video úložištěm.

PowerPoint 2010 bohužel neumí vložit nové kódy YouTube videí, ale pouze ty staré.

Video lze v PowerPointu jednoduše stříhat, vkládat do něj záložky a aplikovat na něj nejrůznější efekty. Toto se provádí přes Nástroje pro video.

PowerPoint 2010 nově nabízí uložit celou prezentaci jako wmv videosoubor. Převod může být především u rozsáhlých prezentací časově náročný a aktivuje se v nabídce Soubor.

Týmová práce a Revize

Pokud vytváříte prezentaci v týmu, nebo očekáváte, že vám bude nadřízený nebo kolega do tvorby vaší prezentace aktivně vstupovat, lze velmi prakticky použít příkazy na kartě Revize. Zde se nachází komentáře, které můžete používat obdobně jako v Excelu nebo Wordu. Z komentáře je zcela patrné, kdo jaké změny navrhuje.

Pro práci s oprávněním lze použít zabezpečení vyšší úrovně přes technologii IRM (Správa přístupových práv k informacím).

PowerPoint 2010 umožňuje týmovou práci na prezentacích více pracovníků v jeden okamžik, ale pro tuto činnost musí být prezentace uložena na Sharepointu nebo na SkyDrive.

Před skutečným dokončením vaší prezentace doporučuji prezentaci projít z pohledu gramatiky a pravopisu – ikona Pravopis (nebo funkční klávesa F7). Hned vedle se nachází Tezarus, slovník synonym, který lze vyvolat přes zkratku SHIFT + F7.

Předlohy snímků

Předlohy snímků lze považovat za podobný nástroj jako záhlaví a zápatí ve Wordu, ale s mnohem větším prostorem pro škálovatelnost. Jedná se o zvláštní vrstvu vaší prezentace, v které lze provádět úpravy promítající se do klíčových částí prezentace nebo do prezentace jako celku. V předloze snímků lze nastavit jednorázově celý motiv, nebo provést úpravu pouze pozadí, barvy, písma, efektů, velikosti zástupných znaků nebo umístění.

Úpravu předlohy snímků lze provést na kartě Zobrazení, ikona Předloha snímků.

V levé části lze upravit buď předlohu pro celou prezentaci, nebo jen předlohu pro konkrétní rozložení snímku.

U delších prezentací lze vytvářet vlastní předlohy snímků s vlastními rozloženími snímků.

Pokud nastavíte předlohu snímků a v prezentaci ji nakonec nepoužijete, předloha bude odstraněna. Aby se tak nestalo, aktivujte tlačítko Zachovat.

Předlohy snímků lze upravovat kdykoli v průběhu tvorby prezentace. Je však doporučeno provést hlavní nastavení na začátku, lze pak snadno vidět, jak bude předloha ovlivňovat jednotlivé snímky.

Kromě předlohy snímků je v Powerpointu k dispozici ještě Předloha Podkladů a Předloha Poznámek. Obě předlohy ovlivňují spíše tiskový výstup prezentace, tedy podklady a poznámky.

Z předlohy snímků, poznámek i podkladů odcházíte do běžného pracovního prostředí Powerpointu tlačítkem Zavřít.

V případě složitějších předloh nebo předloh obsahujících korporátní barvy a nastavení lze předlohu pro používání na dalších počítačích uložit jako šablonu, tedy s koncovkou .POTX, .POT nebo .POTM. Ukládání probíhá v klasickém dialogovém okně Uložit jako.

Jak převzít grafiku nebo obsah z existující prezentace

Pokud jste v některé předešlé prezentaci nastavili grafiku dle svých potřeb a máte ji v úmyslu znovu použít (nebo chcete použít grafický motiv z cizí prezentace), lze jej velmi snadno získat. Nejdříve si otevřete vaši prezentaci a následně přes ikonu Nový snímek zvolte příkaz Znovu použít snímky.

Nyní můžete v pravé části obrazovky zvolit cestu k prezentaci, z které chcete grafiku (nebo i obsah) použít na vaše snímky. Nejčastěji budete asi používat výběr přes volbu Procházet soubory. Po načtení zdrojové prezentace můžete klikáním pravou myší na nabízené snímky volit, zda chcete převzít snímek nebo motiv z jednoho snímku nebo celé prezentace.

Snímky a motivy lze získat i z knihovny snímků, speciálního adresáře, kam lze průběžně ukládat zajímavé nebo firemní šablony snímků. Knihovna snímků bohužel funguje dobře pouze ve spolupráci s instalací SharePoint Server.

Snímky odesíláte do knihovny snímků přes nabídku Soubor, Uložit a odeslat, Publikovat snímky nebo jednodušeji kliknutím pravou myší na jakýkoli snímek ve vaší prezentaci a zvolením příkazu Publikovat snímky.

Animace

Animace jsou v Powerpointové prezentaci velmi důležitým prvkem, na který určitě nezapomínejte. Animace dají prezentaci dynamiku a používají se především při práci s pozorností publika, kterému prezentaci předvádíte. Zásadní výhodou animací je skutečnost, že jen vy určujete, kdy se na obrazovce nebo projekčním plátně objeví další informace.

Powerpoint nabízí tři typy animací:

Základní a vlastní animace se uplatňují na objekty, tedy textová pole, tvary, obrázky, tabulky, smartarty a další. Pokud potřebujete objekt animovat, vyberte jej. Následně stačí na kartě Animace, ve skupině příkazů Animace vybrat jeden z efektů. Jestliže nabídka není dostupná, nemáte vybrán žádný objekt k animování.

Pro pokročilé použití animací opět vyberte objekt, který potřebujete animovat. Použijte příkaz Vlastní animace, který v pravé části obrazovky nabídne podokno pro správu vlastních animací. Zde je velmi důležité tlačítko Přidat efekt (pokud není dostupné, nemáte aktivní objekt pro animování).

Animaci je možno zdůraznit tlačítkem Přídat animaci:

• Úvodní zobrazení objektu na plátně (používá se nejčastěji)
• Zvýraznění objektu kdykoli po jeho zobrazení (používá se zřídka)
• Závěrečné – způsob, jak může objekt z plátna zmizet (používá se zřídka)
• Cesty pohybu – výběr z přednastavené nebo tvorba vlastní trajektorie pohybu objektu (používá se zřídka)

Po volbě efektu (např. na počátku) jej lze přes tlačítko Možnosti efektu upravit. Je možné nastavit, kdy se bude spouštět (Spustit), dále jeho vlastnost (směr) a rychlost, jakou bude proveden.

Na snímku bývá většinou více animovaných objektů. Pokud jsou alespoň dva, lze měnit pořadí animace přes příkazy Přesunout na dřívější čas, Přesunout na pozdější čas.

Animace textových polí

Výchozí nastavení animací textových polí zobrazí postupně jednotlivé odstavce. Pokud potřebujete změnit výchozí nastavení, je nutné jít do Možností efektu, což je důležité, ale méně viditelné nastavení. Pro Možnosti efektu je nutné konkrétní efekt rozevřít v Podoknu animací a vybrat z něj příkaz Možnosti efektu.

V okně Možnosti efektu na kartě Animace textu lze nastavit, podle které úrovně bude aktuální textové pole animováno.

Úrovní je celkem pět a odstavec se do příslušné úrovně přesouvá běžně používaným příkazem Zvětšit nebo Zmenšit odsazení. Příkaz se nachází např. na kartě Domů nebo na minipanelu (lze vyvolat místní nabídkou na příslušném odstavci).

Animace grafu

Stejně jako textové pole je animován i graf. Výchozí animace zobrazí graf na plátně jako celek. Lze ale dosáhnout toho, že graf bude animován jen po částech, po tzv. řadách nebo kategoriích. Toto nastavení je možno provést u některých (spíše základních) grafů a jen se základními animačními efekty. U třírozměrných grafů se možnosti animování řad a kategorií zmenšují nebo nejsou k dispozici vůbec a graf lze animovat pouze jako celek. Podobné „nesnáze“ přináší kombinované grafy (např. spojnicový a sloupcový).

Detailní nastavení lze provést po přiřazení efektu v jeho možnostech.

Animace, resp. časování zvuku

Občas je nutné do prezentace vložit zvuk ze souboru, který bude přehráván po dobu celé prezentace. Jeden ze způsobů, jak toho dosáhnout je přes vložení zvuku na požadovaný snímek a nastavení jeho přehrávání po určitý počet snímků. Jak na to?

1. Přesuňte se na snímek, na kterém má zvuk začínat
2. Na kartě Vložení, skupina příkazů Mediální soubor vyberte Zvuk (konkrétně zvuk ze souboru)
3. Nastavte, zda se má zvuk spustit automaticky nebo po klepnutí myši
4. V podokně vlastních animací zvolte Možnosti efektu
5. Na první kartě Efekt v části Zastavit přehrávání zvolte snímek, na kterém zvuk přestane hrát

Tento postup je účinný v Powerpointu 2010 i jeho předchůdcích. Ve verzi 2010 je přehrávání zvuku po dobu trvání celé prezentace ještě zjednodušeno. Pokud potřebujete zvuk přehrávat po dobu celé prezentace, stačí po vložení zvuku ve zvukových nástrojích aktivovat v rozbalovací nabídce Přehrát zvuk: Přehrát během několika snímků.

Animace a časování složitých snímků

Pokud na snímku budete mít větší množství objektů, které bude nutné rozanimovat, může být vhodné zobrazit podrobnosti efektů jako časovou osu. Na ní je možné posouvat s jednotlivými efekty v čase, případně jednoduše měnit jejich dobu trvání a především je možné se v dolní části časové osy posouvat v čase animací celého snímku.

Triky pro prezentační režim

Při prezentačním režimu je vhodné znát alespoň některé z následujících klávesových povelů:

Automaticky opakující se prezentace

Nejčastější typ prezentace je tzv. prezentace předváděná lektorem. Jedná se o prezentaci, kterou vy nebo někdo jiný řídí. Powerpoint umožňuje ale i tvorbu prezentací, které běží v časových smyčkách, dokud je nezastavíte. Tento typ prezentací může být užitečné použít, když má prezentace běžet na výstavě, veletrhu nebo jiném veřejném místě a není aktuálně nutná přítomnost „živého“ lektora nebo komentátora. Pro tento typ prezentace je nutné ji vyhotovit stejně, jako když by byla předváděná lektorem. Tedy je nutno vložit obsah, formát i animace. Automaticky opakující se prezentace obsahuje navíc časování, tedy časově zaznamenanou vzdálenost mezi jedním a druhým efektem, objektem nebo snímkem. Toto časování je nezbytné jednou nastavit (případně zkontrolovat).

Časování se provádí a zaznamenává myší nebo jiným běžným pohybem v prezentaci směrem vpřed.

Spuštění automatického záznamu se provádí na kartě Prezentace, ve skupině příkazů Nastavení, tlačítko Vyzkoušet časování. Přestože byste správně zaznamenali časování, prezentace by proběhla sama pouze jednou. Aby se opakovala ve smyčkách, je nezbytné přes příkaz Nastavit prezentaci vybrat Automatické prohlížení (celá obrazovka) a Opakovat až do stisknutí klávesy Esc.

Pro plynulejší běh prezentace je vhodné zatrhnout v části Výkon zatržítko Použít hardwarovou akceleraci grafiky. Toto nastavení je vhodné především u starších notebooků a nemá vliv na typ prezentace s automatickým prohlížením.

Vlastní prezentace

Při prezentacích o několika desítkách snímků může být vhodné z výchozí velké prezentace vytvořit několik menších, které se budou promítat různým cílovým skupinám. Abyste nemuseli velkou prezentaci fyzicky dělit do několika souborů, lze použít příkaz Vlastní prezentace, který se nachází na kartě Prezentace.

Nyní stačí z levého pole vybrat (nesouvisle přes CTRL) příslušné snímky do pravého pole a Vlastní prezentaci pojmenovat. Takto lze vytvořit dostatek vlastních prezentací. Pokud je potřeba spustit pouze konkrétní vlastní prezentaci, v okně Vlastní prezentace stačí spustit tlačítko Zobrazit.

Při tvorbě rozsáhlých prezentací lze jejich obsah nově rozdělit na oddíly. Oddíly se vytváří na kartě Domů ve skupině příkazů Snímky nebo z místní nabídky v miniaturách snímků v zobrazení Normální.

Tisk prezentace

Tisk probíhá z nabídky Soubor nebo přes klávesovou zkratku CTRL + P. V tomto zobrazení lze upřesnit, zda máte v úmyslu vytisknout snímky, podklady, poznámky nebo vlastní prezentaci, či nově jen určitý oddíl. Taktéž zde lze zvolit barevný, nebo černobílý tisk, případně upravit záhlaví/zápatí.

Tento pohled zároveň slouží jako náhled, takže se můžete podívat na prezentaci, jak bude s příslušným nastavením vypadat.

Nejčastější způsob tisku prezentace je tzv. tisk podkladů. To znamená, že se na jednu stránku A4 vytiskne několik snímků. Počet lze nastavit od dvou do devíti. Nastavení se provádí přes rozbalovací volbu.

Kromě podkladů lze zde tisknout poznámky nebo pouze osnovu prezentace.

Pokud máte barevnou tiskárnu a potřebujete tisknout pouze černobíle, tento typ tisku se volí v části Barva či stupně šedé.

Neméně důležitou částí tiskového nastavení je tisk pouze vlastních prezentací.

Pokud budete mít pochybnosti ohledně vytištěného výsledku, podívejte se nejdříve do náhledu.

Postrádáte podrobný postup řešení, či si nevíte rady s důležitým úkolem? Objednejte si školení nebo konzultaci, rádi Vám vyjdeme vstříc.